Een nieuwe e-commerce platform realiseren. Wat kost dat nou ongeveer? Nee, niet precies, maar gewoon, een beetje richting? Ja, gewoon, je weet wel, producten, bestellen, versturen. Plaatje her en der. Dat? Nee? Geen idee? Ow.
Het is een gechargeerde, eenzijdige versie van een telefoongesprek dat we met regelmaat ontvangen. Wat een webshop kost, echt, geen enkele zelfrespecterende e-commerce organisatie zou deze vraag kunnen beantwoorden. Waarom niet? Omdat elke shop echt uniek is, geloof me. E-commerce platforms van 200k als vanzelfsprekend, maar ook zeker webshops voor 5k of 10k zijn op hun eigen manier uniek.
Een standaard bestaat eigenlijk niet. Ja, er zijn verschillende thema’s voor een paar dollar te downloaden en eerlijk is eerlijk, dat ziet er vaak best oké uit aan de voorkant. Vaak krijg je er nog wat modules bij, scheelt je ook weer. Maar reken maar, zodra je het thema hebt staan ga je toch inzichten krijgen van wat je graag anders wil dan de standaard. Knopje iets verplaatsen, plaatje wat groter/kleiner etc.
Maar ook een minstens zo’n belangrijk item, hoe doe je orderafhandeling? Doe je 5 orders per dag, dan kan ik mij voorstellen dat out-of-the-box Magento prima volstaat. Zelf een bon genereren en de retouren, dat kan prima per mail. Loopt het aantal orders op dan komt misschien een oplossing als Sendcloud, Transsmart of Paazl om de hoek kijken. Het resultaat? Meer grip op je verzendproces. Of betalen? Ja, dat is wel een belangrijk onderdeel van het ondernemen in e-commerce. Alleen PayPal of Creditcard aanbieden brengt je niet ver genoeg aangezien 67%* van de transacties via iDeal gaat goed.
Goed voor ruim 45 miljard omzet in 2018 and counting. En de betalingen afhandelen? Automatisch, handmatig? ERP gebruiken? Of anders? Product/Prijs beheer? In Magento, in een P.I.M. een combinatie of toch anders?
En zo kan ik echt nog 5 pagina’s volschrijven met vragen die ik kan stellen aan een merchant die op zoek is naar een nieuw e-commerce platform. En aangezien ik die vragen stuk voor stuk kan voorleggen bij een kennismaking, is het makkelijker dat in eigen tijd, met de juiste mensen bij elkaar, zelf op te schrijven. Daarom bieden wij graag een neutraal RFP document aan.
Een Request for proposal is een document dat ingevuld wordt door de merchant in kwestie om aan de betreffende e-commerce partij de opdracht te kennen te geven.
Op die manier kunnen wij, of andere e-commerce partijen waar de vraag uit staat, sneller tot een concreet voorstel komen. We kunnen vooral veel beter doelgerichte vragen stellen om tot iets concreets te komen.
Het RFP “dwingt” alvast na te denken over welke technische, design en functionele eisen jullie e-commerce platform nodig heeft. Om daarnaast ook te prioriteren hanteren we het MoSCoW model. Must have, Should have, Could have en Would have. Kortom, kritisch, of wenselijk en alles daartussen. Daarnaast geeft het RFP een trigger om na te denken over de planning. Wanneer wil je wat af hebben en is dat realistisch?
Hoe vul je het RFP efficiënt?
Het RFP goed invullen helpt je dus bij het aanvragen en het komen tot een (indicatieve-)prijs voor je e-commerce platform.
Het uitzoeken van de perfecte partner voor jullie nieuwe e-commerce platform heeft zijn traject en tijd nodig. Het is goed voor een aannemende partij te weten hoe jullie tijdspad tot aan het keuzemoment er uitziet. Zo zijn de verwachtingen helder en weten beide partijen waar ze aan toe zijn. Ook is het bijzonder fijn werken als handvat in de tijd voor de realisatie van het project. Je kan wel willen dat je platform morgen af is, maar is dat realistisch? Wat past in je planning, zijn er andere projecten in je organisatie waar je van afhankelijk bent, of misschien een beslissingstraject die over meerdere schijven in de organisatie gaat. Plan voldoende tijd in, ook om te testen voor livegang. Een e-commerce platform is een complex product, onderschat het niet 🙂
Daarnaast, hoe lastig ook, het is goed om het vertrekpunt waarom het e-commerce platform er moet komen zo goed mogelijk te omschrijven. Kortom, waarom moet dat platform er komen en wat moet er in het kort gebeuren. Migreren van Magento 1 naar Magento 2 met behoud van x, of een nieuw platform om de B2B sales verder te ontwikkelen etc. Indien daar iets van budgetering aan toegevoegd kan worden geeft dat aan de partijen een extra handvat om tot het juiste voorstel te komen.
Magento 2 Open Source kan out-of-the-box al heel veel. Maar Magento 2 Commerce heeft bijvoorbeeld ook een volledig ingerichte B2B suite die heel veel wensen en functionaliteiten al afvangt. Probeer tot een lijst te komen van zaken waarvan je organisatie verwacht dat ze in het platform zitten. Bij een eventuele conceptfase kunnen dan mogelijk functionaliteiten vanuit de standaard Magento 2 oplossing al opgepakt worden. Alle functionaliteiten, technisch, CMS of functioneel worden o.b.v. de MoSCoW methode vastgesteld. Dus wat is een absolute must en wat is leuk/handig als het binnen budget/tijd lukt, maar kan eventueel ook later.
Vaak helpt het je enorm in het bepalen van functionaliteiten om van “concullega’s” of andere bedrijven die misschien niks met jullie sector te maken hebben te kijken wat zij doen en dit af te zetten tegen jullie organisatie.
Vul vooral voorbeelden in, zodat wij samen met jullie kunnen kijken of en wat vanuit andere cases aansluit
Kortom, het RFP geeft jou als merchant een handvat om de belangrijkste zaken te documenteren, alvorens de vraag uit te zetten. Je gaat merken dat het proces van aanvraag tot voorstel aanzienlijk sneller en concreter wordt.
Vraag ons template aan. Hulp nodig? We helpen je graag bij het invullen en het stellen van een deel van die vele vragen die er zijn 🙂