Een interview met collega en Guapa HR verantwoordelijke José Setz over de werkwijze en aanpassingen die Corona met zich mee bracht.
Hoe zijn deze eerste weken verlopen toen Corona ons land binnen viel?
Dat ging opeens heel snel allemaal. Wij zijn rond eind februari gaan nadenken over het coronavirus en dan vooral wat dat voor ons als organisatie, onze klanten en voor de collega’s zou betekenen. We zijn begonnen met een informatieboekje met richtlijnen uitschrijven en hebben die destijds gedeeld onder de collega’s. In dit informatieboekje is aandacht besteed aan het ontstaan van het virus, wat je kan doen om verspreiding te voorkomen, als je ziek wordt et cetera. Ook hebben we hier de richtlijnen voor onze werklocatie in geplaatst en hoe wij omgaan met klant bezoeken. Veiligheid voorop, ook al konden we niet alles vooraf weten. Alles stond in het teken van gezondheid, veiligheid en continuïteit. We hebben ons open gesteld voor de ideeën en meningen van collega’s, en daar goed naar geluisterd. Samen zijn we tot inzichten en oplossingen gekomen die we snel konden implementeren.
Maar ook zaten we nog in de ‘’wc-papier-inslaan-periode’’.
En toen werd de norm ‘zoveel mogelijk thuiswerken’, hoe ging dat?
Wij hebben op donderdag 12 maart iedereen een bericht gestuurd dat het advies is om te gaan thuiswerken, tot in ieder geval 31 maart. Dat we nu nog steeds thuis zouden werken had niemand op die dag verwacht. De vrijdag daarna heeft iedereen de mogelijkheid gekregen om beeldschermen, bureaustoelen of andere gear op te halen van kantoor. Ik ben nog steeds onder de indruk, en super dankbaar, hoe alle collega’s zich op dat moment hebben opgesteld. De flexibiliteit en het aanpassingsvermogen vanuit iedereen was echt tof om te zien. Het bracht ons in zekere zin ook samen, er heerste echt een gevoel van ‘we’re in this together’. De vrijdagmiddag na het bericht was iedereen up and running en hebben we de eerste online vrijmibo gehouden.
Hoe ging het na die opstartperiode rondom het thuiswerken?
De focus heeft in de beginperiode echt gelegen op je draai vinden. Er was zowel impact op de werksituatie, maar ook zaten we nog in de ‘’wc-papier-inslaan-periode’’, de kinderopvang die dicht ging en noem maar op. Voor iedereen had het op zijn eigen manier impact, het was een situatie die niemand eerder had meegemaakt. Nu hebben wij door onze dienstverlening, en dit zeg ik voorzichtig, nog relatief makkelijk die omslag kunnen maken en continuïteit kunnen waarborgen. Het enige wat wij materialistisch gezien nodig hebben is een laptop en internet, en dan kunnen we verder. De eerste twee weken gingen vooral op adrenaline, maar naar mate bekend werd dat deze periode toch wel langer ging duren merkte je in het team ook wel geluiden dat het soms lastig was. En logisch ook! Je routine wordt compleet omgegooid en ineens moest je echt gaan nadenken over hoe de situatie zo houdbaar mogelijk gemaakt kon worden. We hebben bijvoorbeeld snel thuiswerk tips gedeeld, en ook onderling in de scrumteams is hier aandacht aan besteed. De werk-privé balans stond hierin echt centraal.
Jullie hebben intern de focus op een goede werk-privé balans liggen, kun je daar iets meer over vertellen?
Begin januari is er vanuit de directie een teamsessie georganiseerd met de plannen voor het komende jaar, en de komende jaren. De focus op de werk-privé balans is hierin ook naar voren gekomen. Niet wetende dat het coronavirus ook in Nederland zoveel impact zou hebben, en deze balans dus nog belangrijker werd dan in eerste instantie was gedacht. Ook hierin moest iedereen, en ook Guapa zelf, een draai vinden. Er is echt hard gewerkt door iedereen. Neem bijvoorbeeld klantbezoeken, hier werd normaal een volledige dag voor gepland omdat er ook reistijd was. De reistijd verviel, dus wat er gebeurde was dat collega’s meerdere klantafspraken op een dag hadden. Van meeting naar meeting, en niet de juiste rustmomenten om je creativiteit ook weer even aan te vullen. Die klantafspraken zorgden uiteraard weer voor werk in de scrumteams, dus ook die gingen maar door en door. Nu gaat dit veel beter. Het team weet de situatie tot iets positiefs te draaien en kunnen goed de nieuwe situatie accepteren en tot iets positiefs maken. Een echt Guapa team, maar dan op afstand.
Zijn er uitdagingen geweest, of spelen er nu uitdagingen?
Altijd. Vragen die Guapa zich bijvoorbeeld afvraagt zijn: Hebben we de juiste focus? Verzanden we niet te veel in zakelijk contact? Hoe zorgen we ervoor dat collega’s niet in een sociaal isolement raken? Hoe blijven ze verbonden met Guapa en hun team? Hoe gaan we het signaleren wanneer het even niet zo goed gaat? Nemen collega’s nu wel voldoende vakantie op om op te kunnen laden? En hoe gaan we dit doen met nieuwe collega’s? Over deze laatste heeft Julian trouwens een blog geschreven, die kun je hier lezen.
We hebben onder andere een 10-weken challenge gehouden, met elke week een andere opdracht om uit te voeren. Opdrachten waren bijvoorbeeld laat je thuiswerkplek zien, deel je favoriete vakantiefoto met verhaal, deel je favoriete quote op een tegeltje of maak een foto van je meest ongezonde keuze in die week. Hier konden collega’s dan op elkaar stemmen, en de week favorieten worden vereeuwigd in ons nieuwe personeelshandboek. Ook heeft onze personeelsvereniging een extra stap naar voren gedaan door bingo’s en andere toffe online vrijmibo’s te organiseren. We hebben daarbij veel collega’s aangewakkerd om vakantiedagen op te nemen. Het belang voor iedereen om wellicht even te wachten, was groot. Begrijpelijk ook. Wie weet konden we toch wel weer echt ‘’normaal’’ op vakantie. We hebben periodiek herhaald dat vrij zijn, ook al is het thuis, mega belangrijk is. Voor je gezondheid, je rust, je creativiteit, en voor nog honderd andere dingen.
We proberen hier echt nog een modus in te vinden, en gelukkig wordt er veel informatie door de teams opgevangen en gedeeld. Guapa heeft voor een richting gekozen waarin we met name focus hebben op de continuïteit en op de persoon toegespitste ondersteuning. In plaats van het proberen te enthousiasmeren met kortdurende geluksmomentjes in de vorm van presentjes, besteden we meer aandacht aan ons uiteindelijke doel en de individuele doelen van collega’s. Dit past ook beter bij onze cultuur.
Hoe ziet de toekomst er uit?
Nou, naar aanleiding van de afgelopen persconferentie is de verwachting dat wij nog wel even thuis blijven werken. Het kantoor is wel open, er zitten ongeveer vijf collega’s. Mijn verwachting is dat het thuiswerken ook wel blijft, vele collega’s en daarbij ik zelf ook, ervaren ook de voordelen er van. Minder reistijd en de flexibiliteit om je eigen dag in te delen. Dat vertrouwen krijgt iedereen ook, om daar juist mee om te gaan. In de toekomst zie ik het gebeuren dat velen er voor gaan kiezen om meer thuis te werken. Voor nu, is het accepteren hoe de situatie is en daar voor iedereen het maximale plezier uit halen.